नागरिक सूचना प्राप्त करने के लिए शुल्क के साथ पी.आई.ओ. को आवेदन प्रस्तुत कर सकते हैं, तथा यह सुनिश्चित करेंगे कि अनुरोध यथाशीघ्र संबंधित कार्यालय तक पहुंच जाए।
जहाँ फोटो कॉपी करने के लिए अतिरिक्त शुल्क की आवश्यकता होती है; पी.आई.ओ. आवेदक को लिखित रूप में सूचना प्रदान करने के लिए जमा की जाने वाली राशि का विवरण देगा। नागरिक कार्यों, दस्तावेजों और अभिलेखों का निरीक्षण करवा सकते हैं, दस्तावेजों के अंश या प्रमाणित प्रतियाँ या सामग्री का नमूना ले सकते हैं।
संबंधित विभाग में अनुरोध प्राप्त होने पर उस विभाग के अनुभाग प्रभारी अधिकारी/मंडल प्रमुख का यह कर्तव्य होगा कि नामित अधिकारी द्वारा अनुरोध की उचित जांच की जाए तथा उसे रजिस्टर में दर्ज किया जाए।
यदि दस्तावेज के निरीक्षण के लिए कहा गया है, तो अनुभाग के प्रभारी अधिकारी/व्यक्ति का यह कर्तव्य होगा कि दस्तावेज, रिकार्ड या फाइल को सूचना सहित 7 दिन के भीतर जन सूचना अधिकारी को भेजा जाए, ताकि जन सूचना अधिकारी आवेदक को एकल खिड़की प्रणाली के तहत रिकार्ड या दस्तावेज का निरीक्षण करने के लिए सूचित कर सके।
पी.आई.ओ. आवेदक को सूचित करेगा कि वह एक सप्ताह के भीतर उसके कार्यालय में आकर उपलब्ध दस्तावेज का निरीक्षण करे।
यदि आयोग 30 दिनों के भीतर सूचना उपलब्ध कराने में विफल रहता है तो आवेदकों को निःशुल्क सूचना उपलब्ध कराई जाएगी। यदि इसमें तीसरे पक्ष का हित शामिल है तो समय सीमा 40 दिन है।
सूचना समयबद्ध तरीके से प्रदान की जानी चाहिए, ऐसा न करने पर आवेदक अपीलीय प्राधिकारी के समक्ष अपील दायर कर सकता है। यदि सूचना 30 दिनों के बाद प्रदान की जाती है, तो कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं लिया जाएगा।
तीसरे पक्ष की सूचना के मामले में, पी.आई.ओ. तीसरे पक्ष को नोटिस जारी करेगा और यदि आवश्यक हो तो उसे सुनवाई का अवसर देगा और प्रतिनिधित्व करने के लिए 10 दिन का समय देगा (यदि आवश्यक हो)। पी.आई.ओ. अनुरोध पर गुण-दोष के आधार पर निर्णय लेते समय प्रतिनिधित्व पर विचार करेगा।
यदि अनुरोध को जन सूचना अधिकारी द्वारा अस्वीकृत या अस्वीकार कर दिया जाता है, तो अपीलीय प्राधिकारी का विवरण, जिसके पास अपील भेजी जा सकती है, अपील की समय-सीमा के साथ उल्लेख किया जाएगा।
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